Einen Arbeitsablauf neu gestalten, bevor du ihn mit KI automatisierst

Einen Arbeitsablauf vor der Automatisierung neu zu gestalten bedeutet festzulegen, welche Schritte notwendig sind, welche Informationen sie benötigen und wer das Ergebnis verantwortet. KI kann Teile eines Prozesses beschleunigen, aber auch Unklarheit und Doppelarbeit schneller reproduzieren. Mache die Arbeit zuerst schlüssig und entscheide dann, wo Automatisierung beiträgt.

Konzentriere dich auf einen wiederkehrenden Prozess mit erkennbarem Anfang und Ende. Kundenaufnahme, Einkaufsanfrage oder interne Berichterstattung lassen sich leichter untersuchen als ein breites Ziel wie „den Betrieb intelligent machen“.

Beobachte den tatsächlich gelebten Prozess

Stell dir eine kleine Agentur vor, die einen neuen Kunden aufnimmt. Der Vertrieb schickt Notizen per E-Mail, die Kundenbetreuung kopiert sie in ein Dokument und die Projektleitung fragt Informationen ab, die der Kunde bereits geliefert hat. Die offizielle Checkliste wirkt vielleicht ordentlich, während der reale Prozess wiederholtes Kopieren und Nachfragen enthält.

Verfolge mit den Beteiligten einige aktuelle Fälle. Dokumentiere, welche Informationen angefordert, wo sie gespeichert und von wem sie geprüft wurden und an welchen Stellen gewartet wurde. Berücksichtige Ausnahmen wie ein unvollständiges Briefing oder eine nicht verfügbare freigabeberechtigte Person. Diese Fälle bestimmen häufig den Betriebsaufwand.

Entferne Arbeit ohne klaren Zweck

Frage, warum jeder Schritt existiert. Manche Kopierarbeit gleicht nur unverbundene Werkzeuge aus. Manche Freigaben wiederholen eine andere Entscheidung. Andere Prüfungen schützen vor Fehlern und sollten bleiben. Entferne einen Schritt nicht bloß, weil er manuell wirkt. Verstehe zunächst, welche Folgen er verhindert.

Bei der Agentur könnte ein gemeinsamer Erfassungsdatensatz wiederholtes Abschreiben vermeiden. Eine klare Definition von „bereit für den Projektstart“ könnte Rückfragen verringern. Solche Verbesserungen können schon vor dem KI-Einsatz Nutzen schaffen und später sauberere Eingaben für automatisierte Schritte liefern.

Definiere Eingaben, Ergebnisse und Verantwortung

Bestimme für jeden verbleibenden Schritt die erforderlichen Informationen und den Inhalt eines abgeschlossenen Ergebnisses. Die Übergabe vom Vertrieb an die Umsetzung könnte vereinbarten Umfang, benannte Ansprechpartner, Termine und offene Fragen verlangen. Gib einer Person die Verantwortung, fehlende Angaben zu klären, statt diese unbegrenzt zirkulieren zu lassen.

Nutze gemeinsame Statusbegriffe. „Eingereicht“, „Klärung nötig“, „freigegeben“ und „begonnen“ sollten unterschiedliche Zustände beschreiben. Verwende nicht ein einziges „erledigt“ für mehrere Bedeutungen. Klare Zustandswechsel erleichtern sowohl menschliche Abstimmung als auch das Verständnis automatisierten Verhaltens.

Wähle passende Automatisierung

Nutze feste Regeln für vorhersehbare Handlungen, etwa das Erstellen eines Ordners nach einer Freigabe. Erwäge KI für begrenzte Interpretation, beispielsweise um vorgeschlagene Anforderungen aus Notizen zu entnehmen. Halte das Original zur Prüfung verfügbar. Setze für folgenreiche Handlungen ausdrückliche Berechtigungsgrenzen.

Plane Ausnahmen vor der Veröffentlichung. Erkennt KI keinen Termin oder findet widersprüchliche Angaben zum Umfang, sollte der Prozess eine Klärung anfordern. Ein plausibel generierter Wert darf nicht stillschweigend zur Vereinbarung werden. Bestimme, wer die Ausnahme erhält und wie die Arbeit nach ihrer Klärung weitergeht.

Vergleiche das vollständige Ergebnis

Teste den neu gestalteten Ablauf mit wenigen geeigneten Fällen. Miss die Zeit von einer vollständigen Aufnahme bis zu einem brauchbaren Startbriefing, wiederholte Informationsanfragen und Korrekturen nach der Übergabe. Berücksichtige den Aufwand für die Prüfung von KI-Ausgaben und die Bearbeitung von Ausnahmen.

Halte den bisherigen Prozess verfügbar, während du den Versuch auswertest. Verbessert sich ein Schritt, während nachgelagerte Unklarheit wächst, überarbeite die Gestaltung. Ziel ist ein klarerer, verlässlicherer Ablauf, den Menschen betreiben und verbessern können und in dem Automatisierung einen bestimmten Zweck erfüllt.

Lerne mit Innoba weiter

Verbinde diese Übung mit dem Lernangebot Arbeitsabläufe mit KI verändern. Vertiefe die Grundlagen durch das Buch zum Thema KI-Transformation und Prozessgestaltung und die AUTOMATE Academy. Wähle eine Aufgabe aus deinem eigenen Arbeitsalltag, bewahre deine erarbeiteten Unterlagen auf und nutze die Fragen dieses Artikels, um deine Entscheidungen beim Lernen regelmäßig zu überprüfen.

Verwandte Artikel

• Systemdenken für KI-Projekte: den wirklichen Engpass finden
• Zuverlässige KI-Automatisierung: Fehler, Wiederholungen und Ausnahmen handhaben